本系統(tǒng)是一個基于ASP.NET開發(fā)環(huán)境的采購管理平臺，采用B/S架構(gòu)。鑒于高校在對采購方面的需求在日常經(jīng)費上占重要比例，洛比科技為高校提供了一個比較完整的采購解決方案：

1）根據(jù)不同需求來提交采購申請，來申請不同的采購方式：委托采購、自主采購、零星采購。

委托采購就是高校在一些使用品上會與一些生產(chǎn)商合作，學(xué)校各個部門會提交自己的相應(yīng)需求，由設(shè)備處人員每隔一段固定時間對采購申請進行匯總整理，然后委托廠商集中采購。

自主采購是在各部門提交申請后，設(shè)備處人員每隔固定時間對采購申請進行匯總，然后交給采購處，由采購處自主采購。

零星采購是學(xué)校需采購特殊設(shè)備或用品，只需要少量的采購物品的采購方式。

2）根據(jù)采購人員的業(yè)務(wù)不同，給人員分配了四種類型：普通用戶、設(shè)備處、采購中心、供貨商。

普通用戶只能提交預(yù)算和計劃申請，一般是指各高校的除采購中心和設(shè)備處的其他部門人員。設(shè)備處人員對預(yù)算、計劃進行審核。采購中心人員對通過的計劃發(fā)布相應(yīng)標書。然后由設(shè)備處定標，供貨商可進入投標，或合同付款的確認。

3）系統(tǒng)主要的七個模塊：

1. 預(yù)算管理：高校作為非營利事業(yè)單位，預(yù)算管理是其財務(wù)管理中最重要的管理活動，學(xué)校預(yù)算是以資金量形式表現(xiàn)出來的事業(yè)計劃，科學(xué)、合理的預(yù)算是學(xué)校年度內(nèi)資金來源和各方面支出的合理統(tǒng)籌，所以我們的預(yù)算管理主要是各個院系、部門、辦公室按照學(xué)校規(guī)劃，新增各院系預(yù)算，再由部門領(lǐng)導(dǎo)、管理員進行預(yù)算審批。

2. 采購計劃：采購計劃是在預(yù)算的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物品采購管理活動所做的預(yù)見性的安排和部署，主要是各個部門按照計劃期內(nèi)的需求來提交相應(yīng)的采購計劃，再由領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備處查看審批。

3. 采購管理：高校采購就是由采購中心篩選各個部門的計劃，統(tǒng)一地、分批地進行采購。在我們采購系統(tǒng)中，采購中心首先按采購的商品類別、數(shù)量，選擇適合的采購方式進行采購，選擇招標商品，填寫相應(yīng)標書；供貨商可對委托采購和自主采購進行投標和維護；最終實現(xiàn)從供應(yīng)商到高校之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，優(yōu)化高校采購的整體效率。

4. 合同管理：正規(guī)的經(jīng)濟往來主要是通過合同形式來進行的，從合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止都要重視合同管理。高校一般都有一些固定的供應(yīng)商，管理的供應(yīng)商人多了，就一定有標準的合同文本。在新增采購時，采購中心已經(jīng)添加了相應(yīng)的合同，但是如果合同發(fā)現(xiàn)有紕漏了呢？那個時候采購中心就可以通過合同管理對采購合同進行編輯、審核，對合同付款進行登記，記錄到貨信息和最終的合同驗收。而合同的生效需要供貨商登錄系統(tǒng)確定收款。

5. 標書管理：為規(guī)范采購工作和招標管理，采購中心需要對標書進行發(fā)布、定標、延標、廢標管理。我們系統(tǒng)中采購中心對自主采購、委托采購時填寫的標書進行管理，查看各個標書詳細信息。

6. 數(shù)據(jù)統(tǒng)計：如果只有采購數(shù)據(jù)，難以統(tǒng)計分析，容易出錯，但是根據(jù)預(yù)算和計劃的總金額詳細統(tǒng)計，通過預(yù)算執(zhí)行情況來分析高校財務(wù)管理，提高資金使用效益。數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊提供給管理員查看預(yù)算、計劃的統(tǒng)計，可直觀查看實際采購金額和預(yù)算金額的差異；通過把所有發(fā)布的合同進行統(tǒng)計，采購中心并能直接查看合同的相關(guān)明細，更進一步對采購進行管理，規(guī)范交易行為，維護學(xué)校電子檔合同，建立完整的合同臺賬。

7. 供貨商管理：為凈化高校環(huán)境，高校供應(yīng)商也是管理工作的重要環(huán)節(jié)，設(shè)備處避免個人利益牽涉其中，選擇投標中形成長期有效的合作關(guān)系供應(yīng)商，記錄在采購管理候選。采購中心對常用采購物品類別、采購物品進行管理，對供貨商、所有代理機構(gòu)進行新增、編輯，便于管理合作的供應(yīng)商。

經(jīng)過采購流程功能綜合運用的管理，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的高校物資供應(yīng)信息管理。

當(dāng)然在除了采購流程之外的運用管理，我們還提供基本信息的維護，和高校采購數(shù)據(jù)的整理。可對物品、物品類別、供貨商、代理機構(gòu)進行整理，便于系統(tǒng)的維護，并對各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。

通過此系統(tǒng)，我們預(yù)期達到對項目管理、采購計劃、采購執(zhí)行、招標管理、合同管理、驗收管理、付款管理、檔案管理等常規(guī)性的工作進行信息化管理，盡量減少人為辦理的環(huán)節(jié)，從根本上提高工作效率，加快高校信息化建設(shè)的步伐。